ネット通販の宅配伝票作成

2017.04.17
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宅配便の伝票を作成するにあたって、昔から手紙を書く時に言われてきたようなマナーは守るべきかどうか、ふとそういった疑問を持ったので調べてみました。

例えば、宅配便伝票の多くは自分の名前や住所を書く所が【ご依頼主様】となっており、名前の記入欄には前もって【様】が印字されています。

この【ご依頼主様】の【ご】と【様】、さらに名前の記入欄の【様】も斜線や二本線で消した方が良いのでしょうか。

また、お届け先様のお名前の記入欄にも【様】が前もって印字されている場合がほとんどですが、お届け先様のお名前が会社名(部署名)だった場合にはこの【様】は消して【御中】と書き直すべきなのでしょうか。

結論から言ってしまうと、今のところ宅配便伝票を記入する為のマナーという明確な物は存在しないようでした。

宅配伝票についての考え方を見てみると大多数の方の共通意見は『最も大事な事は荷物が迅速に配達される事』と考えているようで、手紙のマナーを踏襲した事で伝票が見にくくなってしまうのならばそういった行為はしない方が良いと思われているようです。

【ご依頼主様】という表現についても『商品の受取人様(お客様)に対して私がご依頼主様だぞ!と言っている』わけではなく、『宅配業者から見れば受取人様とご依頼主様(両方お客様)』となるので何もする必要は無いと思っている方が多かったり、また、御中に書き直すという事については、『それくらい当然書き直すのがマナーだ』という意見から『わざわざ書き直す方が見苦しい』という意見、さらには『様を活かす為に○○部ご担当者様となるようにする』という意見まで人それぞれとなっていました。

宅配便の伝票については配達に支障の無い程度に従来のマナーも含める、と曖昧な結論となってしまいましたが、もう少し具体的にお店として伝票作成時に気を使った方が良い点を考えてみたいと思います。

『様方』という表現について

こちらは多くの場合ショップ側で気付き、直さねばならない点になります。
この様方は【受取人様の名字と世帯主様の名字が異なる場合】に使用します。

個人宅に下宿をしている方や居候をしている方、2世帯住宅の場合やルームシェアをしているので世帯主は違う場合等、様方を使うお客様はけっこういらっしゃいます。

サザエさんを例に使わせていただくと、『磯野波平様方 フグ田サザエ様』(もしくは磯野様方 フグ田サザエ様)宛となるのですが、ほとんどの場合お客様はお届け先情報に様方とは入れてきません。

こういった場合にはショップ側で気付き、磯野波平様方と直して伝票を作成する必要があります。

荷物の配達という点だけならば様方に直さなくても配達ドライバーさんも分かってくれるので届くのですが、この程度の常識に気を使えないショップは・・・というような悪印象を持たれるケースもあるようです。

また、『様方』の他にも『御中』『気付』という表現もありますがこちらについてはショップとしてはそこまで気にする必要は無いかと思われます。

『御中』は送り先様が会社名や部署名となっており、個人名がわからない場合に『様』の代わりに使用する敬称となります。

ただ、こちらは最初に述べたように『様』がデフォルトとなっている場合には直さなくても気にしないという方が多く、気付いたら直す程度の認識でも大丈夫なようです。

また、『気付』はお届け先様が日常的にいる住所や職場宛では無く一時的に滞在している場所への荷物に使用します。

【○○ホテル気付 鈴木太郎様】や【○○イベント会場気付 鈴木太郎様】といった書き方になりますが、一時的な滞在かどうかはお客様自身が分かっているので必要ならばお客様はご自分で入力される場合がほとんどです。

逆に【○○ホテル 鈴木太郎】とお客様が記入された場合には、これだけでは○○ホテルに滞在中の鈴木様宛(気付が必要)なのか、○○ホテルで働いている鈴木様宛(気付が不要)なのかの判断がつきません。

こういった場合に気付が不要だったのに勝手に入れてしまうのも考えもの。しかし気付が無いと『○○ホテルには鈴木という者は勤めていません』と受取拒否されてしまう可能性も。でも、いちいちお客様へ気付は必要かどうか確認を行うのも手間をかけてしまうのでは?と、考えが逡巡してしまう方もいるかもしれません。

こういう場合には直さない、というのが無難かと私は思います。荷物の配達ドライバーさんもホテルの方もこういったケースがある事をわかっているのでほぼ確実に対応していただけますし、受取拒否されてしまう場合には『従業員にも宿泊客にも鈴木様はいない』というように受取拒否をされますのでそうなったら改めてお客様へ確認を行えば良いのではないでしょうか。

ただ、気を付けていただきたい点として【○○郵便局 鈴木太郎】【ヤマト運輸△△営業所 鈴木太郎】という場合があります。

そこに勤めている鈴木様宛ならばこのままで良いのですが、お客様は郵便局止めや営業所止めのつもりで上記のように記入してくる場合があります。

仮に佐川急便で上記のまま【○○郵便局 鈴木太郎様】として発送を行ってしまうと、もちろん佐川急便の荷物を郵便局止めでは対応していただけないので荷物は返送、お客様からは商品が届かないとクレーム、なんていう事にもなりかねません。

こちらは発送前にお客様へ確認をとった方が良いでしょう。

 

さて、最初に書いた通り宅配便伝票の書き方には明確なマナーといったものは定義されていません。

これは昔からある礼節を重んじ、気持ちを伝える手紙というものに比べて合理的に荷物を運ぶ便利なもの、無駄を省くべきビジネスとしての近代的な考えが強く出ているせいかもしれません。

逆に考えれば周りが軽く見ているこういった点をしっかりと押さえ、きちんと礼を尽くしてお客様への感謝が見える梱包と伝票作成、という事ができれば他のショップから一歩抜き出るチャンスとなるのでは無いでしょうか。

気を使いすぎて見にくくなった伝票、では逆効果となりかねないので見極めが難しいかもしれません。ただ、商品自体に気持ちを込めるのはもちろん、こういうちょっとした所にも気が配られている事はお客様に好印象な事は間違いありません。

文/福本浩士

 

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