梱包作業の準備キホンとカナメ

2017.04.17
送る・配送

スポーツにしても勉強にしても、結果を左右するのはいかにしっかり準備をしたかにかかってきます。最初の準備を怠ったり適当にやると、失敗や事故の原因になりかねません。
準備さえしっかりしておけば、想定外のトラブルや問題が起こったとしてもあわてず臨機応変に対処することができるでしょう。

  1. 準備のキホン!入庫~在庫管理
  2. 準備のカナメ!商品ピッキング~仕分

準備のキホン!入庫~在庫管理

商品を仕入れて販売する場合や材料を仕入れて製造販売する場合、
注文した商品がメーカーなどから届いた時の確認はとても重要な作業になります。
ここで数量や破損などを見落とすと、在庫管理はもちろん破損した商品をそのまま販売してしまうことも考えられ、お客様からの信頼を失ってしまいます。
そんなことのないように入庫の確認はしっかり行いましょう。

商品が到着しました。
さあ、入庫しましょう。

商品が到着したら、同梱されている納品書と入荷商品が合っているか、数も併せて確認します。同時に破損や箱つぶれ、汚れなどがないかもチェック。
商品破損の場合は運送中の破損も考えられるので、外箱の状況と共に運送会社に伝えましょう。
運送会社のミスの場合は、運送会社から発送元へ連絡してもらい対処してもらいます。

ビン等の割れ物には、確認の際についでにプチプチ等の緩衝材を巻いてしまいましょう。そうすることによって保管時の商品の割れやヨゴレに対処できるだけでなく、梱包を1つ先に行うことになり、発送時の梱包時間を減らせます。

入庫数を確認したら在庫表に記入しましょう。

在庫表はピッキング作業、発送漏れの確認、棚卸のためにも必ず作成しておきましょう。

入庫商品のチェックがすんだら商品を保管します。
普通に保管しているのに案外ホコリはたまります。ホコリよけの為に上にふたをしましょう。何かシートをかけるとか、緩衝材のプチプチをかけておく等でもいいかもしれません。
また、日が当るところ、照明の近く、エアコンの近くは商品の保管には向いていません。日が当たるところでは商品が日焼けしてしまいます。照明の近くでも同じ。しばらく出荷が無く、長く保管することになっていざ出荷となった時に色が変わっている!なんてことになりかねません。エアコンの近くでも同様で、商品の劣化が心配です。

賞味、消費期限のある食品等の場合、商品数が多い場合は期限日をしまってある箱の外側のわかりやすく、目につく場所に書いておくようにすると確認しやすく、期限の迫っている商品から取り出すことができます。

また期限日がバラバラの商品を一緒の箱に保管する場合は、新しい商品を後ろの方にしまい、先に発送したい商品を手前に来るようにする「先入れ先出し」を徹底しましょう。これは食品等の商品のみではなく、たとえばデザインをリニューアルしたので、リニューアル前の商品を先に出荷したい!や、ラベルや貼ってあるシールを新しくしたので古い方を先に発送したい!などというときにも応用できます。

 

保管方法のポイントまとめ①

  1. 光や温度に左右されるような場所での保管はできるだけ避けた方がいいでしょう。これは食品でなくても気にした方がいいと思います。
  2. 扱われる商品はどのような保管方法がいいか、一番適している温度等、最適な保管状況を調べることが大切です。
  3. ピッキングしやすい保管の仕方を考えることが大事です。

 

保管方法のポイントまとめ②

  1. 在庫表に通し番号を付け、商品をその番号順に並べることで、後で説明するピッキングの際や、棚卸し(在庫数確認)時に確認しやすく、新商品の入庫時も在庫表の最後に足していくだけで保管や在庫管理が楽になります。
  2. 保管場所に余裕があれば少しゆとりを持って並べておくことで、既存商品追加の場合もスムーズに保管できます。
  3. 一番上の棚を空けておくことで、1つの在庫商品数が多い場合など、数個程度並べて、残りは一番上の棚に保管するというドラッグストア方式が有効です。
  4. 商品管理は「商品名」と「品番」の両方で必ず管理しましょう。
  5. 品番については必ずしもメーカー側の品番でなくてもかまいません。
    上記のように自社独自の品番をつけたほうが、統一ができてわかりやすいでしょう。

準備のカナメ!商品ピッキング~仕分

「注文を受ける」の項で解説した、「商品ピッキングデータ」をもとにピッキング作業を開始します。

成蹊大学理工学研究報告によると、梱包作業にかける人数が多すぎると無駄な作業や時間が多く、逆に1人で行うと精度的な問題があるため、2人又は3人1組程度が一番効率的に作業ができるという結果が出ています。

ただ、梱包作業にかけられる人数も限られてくると思うので、そのためにはピッキング表や仕分表、梱包資材の準備などの事前の準備はしっかりしておきましょう。

ピッキング作業と仕分作業、コツとポイント

ピッキング表を元に商品を棚からピッキングしていきます。

商品保管の項でも説明したように、ピッキング表の順番に棚に商品が並んでいれば、余計な動きをせずにスムーズに作業ができ、かつミスも防げ、時間短縮になります。

ピッキング終了後、ピッキングした人とは別の人がチェックをします。少人数でお店を運営されている方も多いと思いますが、できるだけ別の人がチェックした方が良いでしょう。

この場合、必ず商品(商品名の細部まで)を確認してからピッキング表を確認という習慣をつけましょう。これは発送先別の仕分後の確認時も同様です。

人はとかく「思い込み」になりがちです。

ピッキング表を先に見てしまうと、細部まで確認せずにスルーしてしまいます。
間違った商品を送ってしまうミスが最も避けたいこと!お客様をがっかりさせたくありませんものね。そう考えるとピッキングをする人よりピッキングした商品をチェックする人の方が責任重大かもしれません。

またピッキングの際には商品をピッキング表の順番に並べておくと、2人目の商品をチェックする人がチェックしやすくなります。

また、お客様別に商品を分ける時に商品がわからなくなったら見つけやすくなります。

ポイント!まとめ

  1. 「保管」でも記載しましたが、取り出しやすいように先の出荷商品は手前に置くことや、日付等を記入し管理するとピッキングしやすくなります。
    ちょっとしたことですが、この手間を惜しまないことがスムーズかつミスの無いピッキングにつながります。
  2. 入庫後の保管の順番、在庫表の順番、ピッキング表の順番は全て一緒にすると全ての作業が行いやすくなります。
  3. ピッキング後の確認は、商品名(細部まで)→ピッキング表の順番で確認
    しましょう。

 

次は確認した商品を仕分していきます。

ここでは「仕分表」を使って発送先別に商品をダンボールに入れていきます。
仕分後の確認を別の人が行えば、仕分は商品を確認した人が行っても良いでしょう。

基本中の基本ですが、この作業は注文者と注文内容が合致していることが大前提です。

同姓同名の人が注文していて、それも仕分表に並んでいるなんてことが実際にあり得ます。少なくても同姓の人が注文している場合などは多いので、必ず苗字だけでなく、名前までしっかりチェックしましょう。

  • 商品については商品名はもちろん、容量や注文数量の確認。
  • お客様の要望(日時指定はもちろん、「中にはチャイムを鳴らさないで」や「商品名や会社名を伝票に記載しないで」など)にしっかり対応しているか。
  • 伝票や納品書の表記に間違いや失礼はないか(●●方→●●様方など)
  • 信頼を築いて、再度注文してもらうためには、基本の作業が不可欠です。

あせらず、思い込みをせず、常に気持ちをリセットしながら作業しましょう。

 

主なチェックポイント

■名前、注文内容の確認

■商品によごれなどが無いか

■日にち指定、時間指定のチェック

■営業所止め、宅配BOX指定の確認

■支払い方法のチェック

■航空便(沖縄など)の場合、商品名がしっかり記載されているか

■航空便で送れない荷物(液体など)であれば陸便に切り替える(陸便シールを貼る)

■注文者と発送先が別の場合しっかり対応しているか

■贈り物等の場合、納品書を入れない

■贈り物の場合、依頼主名の記載

■荒天の地域への発送の場合の梱包材

 

日頃からやっておくべき準備

 作業ミスはもちろん、毎日気持ちよく作業するには整理、整頓、清潔が必須です。作業台の上の整頓、商品のよごれ、特に商品に髪の毛や爪、絆創膏などが入っていたら、お客様はがっかりしてしまいます。常に清潔感を保ちましょう。

その他としては同梱物の印刷や欠品商品のチェック、梱包資材の補充、事前の注文状況のチェックなど、毎日のスムーズな作業のためには出来る限りの準備をしておきましょう。

天気予報のチェックなどもしておくと、意外な準備に役立つかも知れません。

お客様に喜んでもらうために、時には自身が購入者になってみるのも必要です。他のショップはどんな梱包をしてるのだろう、どんな同梱物を同封しているのだろう、また、ネットショップではなく実店舗などへ行って店員はどのような接客をしているかを見ることで、意外にネットでも応用できることがあります。

日頃の準備5項目

■作業環境の整頓

■同梱物の作成、用意

■梱包資材の補充

■注文状況の確認

■商品の在庫、ヨゴレ確認

文/松尾綾乃

 

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